Vykdant individualią veiklą pagal pažymą, vienas iš svarbiausių administracinių procesų yra tinkamas dokumentų valdymas. Nors daugelis pradedančiųjų verslininkų daugiausiai dėmesio skiria paslaugų teikimui ar prekių pardavimui, sąskaitų faktūrų išrašymas yra teisiškai reglamentuotas veiksmas, kurio klaidos gali kainuoti ne tik papildomą laiką tvarkant apskaitą, bet ir baudas iš Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI). Šiame straipsnyje detaliai aptarsime, kada privalote išrašyti sąskaitą faktūrą, kokius rekvizitus ji privalo turėti, kokias priemones galite naudoti dokumentų kūrimui ir kaip išvengti dažniausiai pasitaikančių klaidų, kurios kelia galvos skausmą deklaruojant pajamas.
Kada individualios veiklos vykdytojas privalo išrašyti sąskaitą faktūrą?
Pagal Lietuvos Respublikos teisės aktus, individualią veiklą vykdantis asmuo privalo išrašyti sąskaitą faktūrą kiekvieną kartą, kai parduoda prekes ar suteikia paslaugas. Tai yra pagrindinis dokumentas, pagrindžiantis jūsų gautas pajamas. Svarbu pabrėžti, kad ši prievolė galioja nepriklausomai nuo to, ar klientas yra fizinis asmuo, ar juridinis asmuo (įmonė), ir nepriklausomai nuo to, ar klientas paprašė sąskaitos, ar ne.
Kai kuriais atvejais, jei prekės ar paslaugos teikiamos gyventojams ir už jas atsiskaitoma grynaisiais pinigais ar banko kortele, vietoj sąskaitos faktūros gali būti naudojamas kasos aparatas arba kasos pajamų orderis. Tačiau jei klientas yra kitas verslo subjektas arba jei atsiskaitoma bankiniu pavedimu, sąskaitos faktūros išrašymas yra privalomas.
Taip pat svarbu atkreipti dėmesį į momentą, kada dokumentas turi būti išrašytas. Sąskaita faktūra turi būti išrašoma prekių tiekimo arba paslaugų suteikimo momentu, arba per tam tikrą terminą po to, jei tokia tvarka numatyta sutartyje. Vėluoti su šiuo procesu nerekomenduojama, nes tai gali iškreipti jūsų pajamų apskaitą ir apsunkinti mokesčių mokėjimo procesą.
Privalomi sąskaitos faktūros rekvizitai
Kad sąskaita faktūra būtų laikoma teisiškai galiojančia, joje privalo būti nurodyta visa reikalaujama informacija. Jei nors vieno iš šių rekvizitų trūksta, VMI gali laikyti dokumentą netinkamu. Štai sąrašas privalomų duomenų:
-
Sąskaitos faktūros serija ir numeris: Dokumentai turi būti numeruojami nuosekliai, didėjančia tvarka. Negali būti dubliuojamų numerių, o serijos gali būti naudojamos įvairių rūšių veikloms atskirti.
Išrašymo data: Aiškiai nurodyta diena, kada dokumentas buvo suformuotas.
Paslaugų teikėjo (jūsų) duomenys: Vardas, pavardė, individualios veiklos pažymos numeris, adresas, o jei esate PVM mokėtojas – PVM mokėtojo kodas.
Pirkėjo duomenys: Vardas, pavardė (arba įmonės pavadinimas), adresas, o jei pirkėjas yra juridinis asmuo – įmonės kodas ir PVM mokėtojo kodas (jei aktualu).
Prekių ar paslaugų pavadinimas: Detalus aprašymas, už ką yra mokama. Negalima rašyti bendrinio „paslaugos“, geriau nurodyti konkrečią suteiktą paslaugą.
Kiekis arba apimtis: Pavyzdžiui, valandos, vienetai, kilogramai ir t.t.
Vieneto kaina: Kaina be PVM (jei nesate PVM mokėtojas, rašoma tiesiog kaina).
Bendra suma: Galutinė mokėtina suma.
PVM informacija: Jei nesate PVM mokėtojas, privalote nurodyti nuorodą į Pridėtinės vertės mokesčio įstatymą (pavyzdžiui, kad PVM nėra skaičiuojamas, nes paslaugos teikėjas nėra PVM mokėtojas).
Sąskaitų faktūrų išrašymo būdai ir įrankiai
Šiais laikais yra daugybė būdų, kaip profesionaliai ir greitai išrašyti sąskaitas faktūras. Nors seniau buvo populiaru naudoti popierinius blankus, šiandien tai yra neefektyvu ir nesaugu. Štai pagrindiniai įrankiai:
-
i.MAS (VMI išmanioji mokesčių administravimo sistema): Tai oficialus, nemokamas įrankis, kurį teikia VMI. Naudotis šia sistema yra patikima, nes visos išrašytos sąskaitos automatiškai patenka į VMI duomenų bazę. Tai ypač aktualu PVM mokėtojams, tačiau i.MAS paslaugomis gali naudotis visi.
Specializuotos apskaitos programos ir sąskaitų faktūrų generatoriai: Rinkoje yra daug įrankių, tokių kaip „Conto“, „B1“, „Saskaita.lt“ ir kiti. Šie įrankiai leidžia greitai kurti sąskaitas pagal klientų duomenų bazę, siųsti jas el. paštu tiesiai iš sistemos, sekti apmokėjimus ir generuoti ataskaitas. Dažnai tokios programos turi nemokamą planą pradedantiesiems arba yra mokamos, tačiau taupo didelį kiekį laiko.
„Excel“ arba „Google Sheets“ šablonai: Tai paprasčiausias būdas, tačiau jis reikalauja daugiau rankinio darbo. Jei pasirinksite šį būdą, būkite labai atidūs – patys privalote užtikrinti serijų ir numeracijos tęstinumą. Taip pat kyla didesnė klaidų tikimybė dėl žmogaus faktoriaus.
Dažniausios klaidos išrašant sąskaitas
Net ir patyrę verslininkai kartais padaro klaidų. Dažniausiai pasitaikanti klaida – neteisinga numeracija. Sąskaitų numeriai turi būti unikalūs ir nesikartojantys. Jei išrašėte sąskaitą su klaidingu numeriu ir ją jau išsiuntėte, niekada netrinkite jos visam laikui. Geriau išrašyti kreditinę sąskaitą, kuri anuliuoja klaidingą, ir išrašyti naują, teisingą sąskaitą.
Kita klaida – nepakankamai detalus paslaugų aprašymas. VMI inspektoriai gali kvestionuoti pajamas, jei sąskaitoje nurodyta tik „konsultacinės paslaugos“ be jokio konteksto. Stenkitės aprašyti paslaugas taip, kad iš sąskaitos būtų aišku, ką tiksliai atlikote.
Taip pat svarbu paminėti, kad gavus apmokėjimą, kartais žmonės pamiršta patikrinti, ar suma atitinka sąskaitoje nurodytą. Tai gali sukelti problemų deklaruojant pajamas, nes VMI mato pervedimus į banko sąskaitą ir lygina juos su jūsų deklaruojamais duomenimis.
Dažniausiai užduodami klausimai (FAQ)
Ar privalau išrašyti sąskaitą faktūrą, jei klientas yra privatus asmuo? Taip, privalote. Sąskaita faktūra yra privaloma visais atvejais, kai teikiate paslaugas ar parduodate prekes, nepriklausomai nuo to, ar klientas yra fizinis, ar juridinis asmuo.
Ką daryti, jei padariau klaidą išrašytoje sąskaitoje faktūroje? Jei sąskaita dar neišsiųsta arba klientas jos dar negavo, ją galima pataisyti. Jei sąskaita jau išsiųsta, jos trinti negalima. Reikia išrašyti kreditinę sąskaitą faktūrą tai sumai, kuri buvo neteisinga, arba visai sumai, jei sąskaita buvo visiškai neteisinga, ir išrašyti naują, teisingą sąskaitą.
Ar sąskaitas faktūras privalau saugoti? Taip, sąskaitas faktūras privalote saugoti 10 metų. Tai yra mokestinis dokumentas, kurį bet kada gali pareikalauti pateikti VMI patikrinimo metu.
Ar sąskaitoje faktūroje privalomas parašas? Pagal šiuolaikinius teisės aktus, sąskaitoje faktūroje nėra privaloma turėti fizinį arba elektroninį parašą, jei dokumentas suformuotas techninėmis priemonėmis, kurios užtikrina jo autentiškumą ir vientisumą. Tačiau daugelis verslo partnerių vis dar pageidauja parašo, todėl dažnai jis dedamas dėl tvarkos.
Kaip žinoti, ar esu PVM mokėtojas ir kaip tai nurodyti sąskaitoje? PVM mokėtoju tampate tada, kai jūsų pajamos per metus viršija 45 000 eurų ribą arba savanoriškai užsiregistruojate VMI. Jei nesate PVM mokėtojas, sąskaitoje privalote nurodyti, kad PVM nėra skaičiuojamas, nurodant atitinkamą įstatymo straipsnį.
Ar galiu naudoti popierines sąskaitas faktūras? Taip, galite, tačiau tai nėra rekomenduojama dėl saugumo ir administravimo sudėtingumo. Elektroninės sąskaitos yra saugesnės, lengviau archyvuojamos ir mažiau tikėtina, kad jose bus padaryta klaidų dėl numeracijos.
Apskaitos tvarkymo svarba ir patarimai
Individualios veiklos apskaita nėra vien tik sąskaitų faktūrų išrašymas. Tai apima ir gautų pajamų bei patirtų išlaidų fiksavimą pajamų ir išlaidų apskaitos žurnale. Tvarkinga apskaita ne tik apsaugo nuo VMI nuobaudų, bet ir suteikia jums aiškų vaizdą apie jūsų verslo pelningumą. Daugeliui individualios veiklos vykdytojų didžiausia klaida yra apskaitos atidėjimas paskutinei akimirkai, pavyzdžiui, deklaravimo laikotarpiui.
Kad palengvintumėte sau darbą, rekomenduojame turėti atskirą banko sąskaitą tik savo individualiai veiklai. Tai padės atskirti asmenines lėšas nuo verslo pajamų ir išlaidų, todėl bus daug lengviau sekti pinigų srautus. Taip pat svarbu išlaikyti visus dokumentus, pagrindžiančius jūsų patirtas išlaidas (čekius, sąskaitas faktūras iš tiekėjų), jei planuojate jas atimti iš pajamų apskaičiuodami apmokestinamąjį pelną.
Galiausiai, niekada nebijokite kreiptis į profesionalus. Jei jaučiatės pasimetę mokesčių sistemoje ar jei jūsų veikla tampa sudėtingesnė, buhalterio konsultacija gali sutaupyti daug daugiau pinigų ir nervų, nei kainuoja jo paslaugos. Individuali veikla yra puikus būdas pradėti verslą, tačiau tinkamas dokumentų valdymas nuo pat pirmos dienos yra sėkmingo verslo pagrindas.
