Kiekvienas verslo savininkas, laisvai samdomas specialistas ar buhalterinės apskaitos tvarkytojas anksčiau ar vėliau susiduria su būtinybe išrašyti sąskaitą faktūrą. Tai nėra tik formalumas ar būdas paprašyti apmokėjimo už suteiktas paslaugas bei prekes – tai teisiškai įpareigojantis dokumentas, kuris yra pagrindas apskaitos registruose fiksuojant pajamas ir išlaidas. Neteisingai užpildyta sąskaita faktūra gali sukelti daugybę nepatogumų: nuo vėluojančių apmokėjimų iki rimtų problemų su Valstybine mokesčių inspekcija, kuomet tenka taisyti klaidas, pildyti patikslinimus ir aiškintis dėl neteisingai apskaičiuotų mokesčių. Siekiant išvengti šių nesklandumų, būtina suprasti ne tik formalius reikalavimus, bet ir geriausias praktikas, kurios užtikrina, kad jūsų išrašomi dokumentai būtų aiškūs, profesionalūs ir atitiktų visus galiojančius teisės aktus.
Būtini sąskaitos faktūros rekvizitai: ką privalo žinoti kiekvienas
Lietuvoje sąskaitų faktūrų išrašymą reglamentuoja Pridėtinės vertės mokesčio (PVM) įstatymas ir kiti buhalterinę apskaitą reguliuojantys teisės aktai. Nors daugelis mano, kad svarbiausia – suma ir sąskaitos numeris, dokumentas turi atitikti griežtus kriterijus. Jei bent vienas privalomas rekvizitas bus klaidingas arba praleistas, sąskaita gali būti pripažinta negaliojančia, o tai apsunkins išlaidų pagrindimą ir mokesčių atskaitymą.
Štai pagrindiniai rekvizitai, kuriuos privalote nurodyti:
- Sąskaitos faktūros serija ir numeris. Kiekviena sąskaita turi turėti unikalų, eilės tvarka einantį numerį. Draudžiama sąskaitas numeruoti chaotiškai – turi būti išlaikyta chronologinė seka.
- Išrašymo data. Tai diena, kada dokumentas buvo fiziškai suformuotas. Atkreipkite dėmesį, kad paslaugų suteikimo arba prekių pristatymo data gali skirtis nuo išrašymo datos.
- Pardavėjo duomenys. Būtina nurodyti pilną įmonės ar individualios veiklos pavadinimą, juridinio asmens kodą arba asmens kodą (jei veikiate individualiai), PVM mokėtojo kodą (jei esate PVM mokėtojas), registruotą buveinės adresą.
- Pirkėjo duomenys. Tie patys reikalavimai galioja ir pirkėjui: pavadinimas, kodas, adresas. Jei pirkėjas yra privatus asmuo, dažnai pakanka vardo ir pavardės, tačiau verslo santykiuose būtina nurodyti visus juridinio asmens duomenis.
- Prekių ar paslaugų pavadinimai ir kiekiai. Aprašymas turi būti pakankamai detalus, kad būtų galima suprasti, už ką yra mokama. Pavyzdžiui, vietoj bendrinio „Konsultacijos” geriau nurodyti „Verslo strategijos konsultacija, 5 valandos”.
- Vieneto kaina ir bendra suma. Turi būti aiškiai nurodyta kaina už vienetą be PVM, pritaikytas PVM tarifas, PVM suma ir bendra galutinė suma su mokesčiais.
- Mokėjimo sąlygos. Svarbu nurodyti terminą, iki kurio pirkėjas privalo atlikti apmokėjimą (pvz., „apmokėti per 14 dienų”) ir banko sąskaitos numerį, į kurį turi būti pervesti pinigai.
Dažniausiai pasitaikančios klaidos ruošiant sąskaitas
Net ir patyrę verslininkai kartais padaro klaidų, kurios vėliau kainuoja brangų laiką tvarkant dokumentaciją. Dažniausiai pasitaikančios klaidos yra susijusios su neatsargumu arba įstatymų pakeitimų nežinojimu.
- Netinkamas PVM tarifo taikymas. Tai viena skaudžiausių klaidų. Jei klaidingai pritaikote PVM tarifą arba nepagrįstai pritaikote 0 proc. tarifą, vėliau teks teikti patikslintas deklaracijas ir mokėti delspinigius.
- Numeracijos klaidos. Kai kurie verslininkai, ypač pradžioje, išrašo sąskaitas su besidubliuojančiais numeriais arba praleidžia seką. Apskaitos sistemos šias problemas dažniausiai išsprendžia automatiškai, tačiau dirbant „Excel” programoje rizika yra didelė.
- Netikslus paslaugos aprašymas. VMI tikrintojai dažnai atkreipia dėmesį į tai, ar paslaugos aprašymas yra pakankamai konkretus. „Už atliktus darbus” yra per daug abstraktu ir gali sukelti įtarimų dėl paslaugos tikrumo.
- Nepilni rekvizitai. Dažnai pamirštamas pirkėjo juridinio asmens kodas arba nurodomas pasenęs adresas. Visada verta pasitikrinti pirkėjo duomenis viešuosiuose registruose prieš išrašant sąskaitą.
- Vėlavimas išrašyti sąskaitą. Pagal įstatymus, sąskaita turi būti išrašyta per nustatytą laikotarpį po paslaugos suteikimo. Vėlavimas gali būti traktuojamas kaip pajamų nuslėpimas.
Kaip užtikrinti sklandų sąskaitų procesą
Kad išvengtumėte klaidų ir sutaupytumėte laiko, rekomenduojama atsisakyti rankinio sąskaitų pildymo „Word” ar „Excel” dokumentuose. Šiuolaikinės apskaitos sistemos yra sukurtos taip, kad didžiąją dalį šio darbo automatizuotų.
Pirmiausia, naudokitės specializuota programine įranga. Tokios sistemos automatiškai suteikia eilės numerį, patikrina, ar visi privalomi laukai užpildyti, ir leidžia saugoti pirkėjų duomenų bazę. Tai sumažina žmogiškųjų klaidų tikimybę iki minimumo. Be to, šios sistemos dažnai integruojasi su bankais ir buhalterinėmis programomis, todėl informacija apie apmokėjimus patenka tiesiai į jūsų apskaitą.
Antra, sukurkite aiškią sąskaitų archyvavimo tvarką. Net jei sąskaitas saugote skaitmeniniu formatu, jos privalo būti lengvai pasiekiamos. Pagal įstatymus, buhalterinius dokumentus privaloma saugoti 10 metų. Būtinai atlikite reguliarias atsargines duomenų kopijas, kad dingus kompiuteriui ar sugedus serveriui neprarastumėte visos verslo dokumentacijos.
Trečia, nustatykite aiškią tvarką dėl sąskaitų pateikimo klientams. Visada pasiteiraukite kliento, kokiu el. pašto adresu siųsti sąskaitą ir ar reikia nurodyti specialius užsakymo numerius ar kitą informaciją, kuri jiems reikalinga apmokėjimo procese. Tai padės išvengti situacijų, kai sąskaita pasimeta didelėse įmonėse ir vėluoja apmokėjimas.
Kodėl svarbu tikslumas vykdant individualią veiklą
Dirbantiems su individualios veiklos pažyma dažnai kyla pagunda žiūrėti į sąskaitas paprasčiau. Tačiau tai klaidingas požiūris. Mokesčių inspekcija individualios veiklos vykdytojus tikrina lygiai taip pat atidžiai kaip ir įmones. Netiksliai išrašyta sąskaita gali virsti problemomis deklaruojant pajamas metams pasibaigus. Visada išsaugokite sąskaitas faktūras kartu su paslaugų priėmimo-perdavimo aktais – tai yra tvirtas įrodymas, kad paslauga tikrai buvo suteikta, jei kiltų ginčų su užsakovu ar VMI.
Atsakymai į dažniausiai užduodamus klausimus (FAQ)
Ar privaloma sąskaitoje nurodyti pirkėjo adresą? Taip, pirkėjo registruotas adresas yra privalomas rekvizitas pagal galiojančius teisės aktus.
Ką daryti, jei sąskaitoje pastebėjau klaidą po to, kai ją išsiunčiau? Jei klaida esminė (suma, PVM tarifas, pirkėjo rekvizitai), geriausia procedūra yra sąskaitos anuliavimas ir naujos, teisingos sąskaitos išrašymas su nauju numeriu. Jei klaida techninė, kartais galima išrašyti kreditinę sąskaitą, tačiau tai priklauso nuo konkrečios situacijos sudėtingumo. Visada pasitarkite su buhalteriu.
Ar sąskaitas reikia pasirašyti? Šiais laikais, naudojant elektronines sąskaitas, rankinis parašas nėra privalomas, jei dokumento autentiškumą galima patikrinti kitais būdais (pvz., išsiųsta iš įmonės el. pašto, yra sistemos sugeneruotas dokumentas). Tačiau, jei klientas reikalauja parašo, galite naudoti elektroninį parašą.
Ar galiu sąskaitas numeruoti ne nuo vieneto? Taip, jūs galite pasirinkti savo numeracijos formatą (pvz., su metais ar prefiksu), tačiau svarbiausia sąlyga – numeracija privalo būti nuosekli ir didėjanti. Negalite turėti dviejų sąskaitų su tuo pačiu numeriu.
Koks terminas sąskaitai išrašyti? Sąskaita faktūra turi būti išrašyta ne vėliau kaip iki kito mėnesio, einančio po mėnesio, kurį įvyko ūkinė operacija, 15-os dienos. Visgi, geriausia praktika yra išrašyti sąskaitą iškart po paslaugos suteikimo arba prekių pristatymo.
Profesionalaus požiūrio nauda verslo reputacijai
Sąskaita faktūra yra ne tik dokumentas, skirtas mokesčių suderinimui. Tai jūsų verslo vizitinė kortelė. Tvarkinga, aiški, be klaidų parengta sąskaita parodo, kad esate profesionalus partneris, gerbiantis savo laiką ir klientą. Pirkėjai kur kas labiau vertina įmones, kurios sugeba pateikti dokumentus operatyviai ir be klaidų. Tai sumažina komunikacijos kaštus, nes nereikia gaišti laiko taisant klaidingus dokumentus ar atsakinėjant į pirkėjų buhalterijos klausimus.
Investicija į gerą sąskaitų išrašymo procesą atsiperka ne tik per sutaupytą laiką, bet ir per gerus santykius su klientais. Kai dokumentai tvarkingi, apmokėjimai gaunami greičiau, o buhalteriai, tiek jūsų, tiek pirkėjo pusėje, dirba ramiau. Todėl verta skirti šiek tiek laiko sukurti savo verslo sąskaitų šabloną ar pasirinkti patikimą sistemą, kuri šį procesą padarys ne varginančia pareiga, o paprasta ir sklandžia kasdienybės dalimi.
