Kodėl finansinis planas – tai ne tik skaičiai ant popieriaus
Prisimenu savo pirmąjį verslo finansinį planą. Sėdėjau su Excel’iu, žiūrėjau į tuščią ekraną ir galvojau: „Na, kiek gi aš galiu uždirbti?” Įrašiau kokius nors skaičius, kurie atrodė gražiai, ir maniau, kad tai pakanka. Spoileris: nepakako. Po trijų mėnesių supratau, kad neturiu pinigų net nuomai sumokėti, nors „plane” viskas atrodė puikiai.
Finansinis planas nėra būrimas iš kavos tirščių. Tai konkretus įrankis, kuris padeda suprasti, ar jūsų verslo idėja apskritai gali veikti ekonomiškai. Daugelis pradedančiųjų verslininkų šį žingsnį praleidžia arba atlieka formaliai, o paskui stebiasi, kodėl bankas neskiria paskolos arba kodėl po pusės metų atsiduria su skylėta pinigine.
Geras finansinis planas atsako į tris esminius klausimus: kiek pinigų reikia pradėti, kiek kainuos verslo išlaikymas ir kada pagaliau pradėsite uždirbti daugiau nei išleidžiate. Skamba paprasta, bet velnias, kaip visada, slypi detalėse.
Nuo ko pradėti: pradinių investicijų apskaičiavimas
Pirmas žingsnis – suprasti, kiek pinigų jums reikia net nepradėjus dirbti. Tai kaip namo statybos: prieš pirmą plytą reikia turėti pamatą.
Pradėkime nuo paprasto pavyzdžio. Tarkime, norite atidaryti nedidelę kavinę. Jūsų pradinės investicijos galėtų atrodyti taip:
Įranga ir inventorius:
– Kavos aparatas: 3 500 €
– Šaldytuvas ir šaldiklis: 1 200 €
– Stalai ir kėdės (10 vietų): 2 000 €
– Indai, puodeliai, įrankiai: 800 €
– Kasinis aparatas ir kompiuteris: 600 €
Patalpos paruošimas:
– Remontas ir interjeras: 5 000 €
– Signalistika ir saugumas: 400 €
– Išorinė iškaba: 600 €
Administracinės išlaidos:
– Įmonės registracija: 150 €
– Leidimai ir licencijos: 300 €
– Draudimas (metinis): 500 €
– Pradinis produktų užpirkimas: 1 500 €
Iš viso: 16 550 €
Bet čia dar ne viskas! Didžiausia klaida, kurią mačiau dešimtis kartų – žmonės apskaičiuoja tik tai, ką mato. O kaip su pinigais, kurių reikės gyventi pirmuosius mėnesius, kol verslas dar neduoda pelno? Čia ir prasideda tikrasis planavimas.
Operacinės išlaidos: kas mėnesį ėda jūsų pinigus
Dabar įsivaizduokite, kad kavinė jau atidara. Kiekvieną mėnesį turite mokėti, nesvarbu, ar turite klientų, ar ne. Štai čia daugelis ir „užsikerta”.
Mėnesinės išlaidos mūsų kavinės pavyzdžiui:
Fiksuotos išlaidos:
– Patalpos nuoma: 800 €
– Komunalinės paslaugos: 200 €
– Draudimas (mėnesinis): 42 €
– Apskaita ir buhalterija: 150 €
– Internetas ir ryšys: 30 €
Kintamos išlaidos:
– Produktai ir žaliavos (priklausomai nuo pardavimų): ~40% apyvartos
– Darbuotojų atlyginimai (2 darbuotojai): 2 000 €
– Mokesčiai nuo atlyginimų: 620 €
– Reklama ir rinkodarai: 200 €
– Smulkios ūkinės išlaidos: 100 €
Fiksuotos mėnesinės išlaidos: 1 222 €
Kintamos išlaidos (be produktų): 2 920 €
Iš viso be produktų savikaina: 4 142 €
Matote skaičių 4 142 €? Tai reiškia, kad net jei per mėnesį nepardavėte nė vienos kavos, vis tiek prarasite daugiau nei 4 tūkstančius eurų. Todėl ir reikia skaičiuoti, ne spėlioti.
Pajamų prognozavimas: realistiškai, ne optimistiškai
Čia prasideda smagiausia dalis – svajoti apie pinigus, kuriuos uždirbsite. Bet stabtelėkite. Daugelis čia padaro klaidą, kuri vėliau kainuoja visą verslą.
Neprognozuokite geriausio scenarijaus. Prognozuokite realistinį, o dar geriau – pesimistinį. Jei verslas pavyks ir esant blogiausiam scenarijui, tuomet tikrai turite gerą idėją.
Grįžkime prie kavinės. Tarkime, vidutinė čekio suma – 6 €. Dabar reikia įvertinti, kiek klientų tikitės per dieną:
Pesimistinis scenarijus (pirmi 3 mėnesiai):
– Pirmas mėnuo: 20 klientų per dieną × 6 € × 25 darbo dienos = 3 000 €
– Antras mėnuo: 30 klientų per dieną × 6 € × 25 = 4 500 €
– Trečias mėnuo: 40 klientų per dieną × 6 € × 25 = 6 000 €
Realistinis scenarijus (4-6 mėnesiai):
– 50 klientų per dieną × 6 € × 25 = 7 500 € per mėnesį
Optimistinis scenarijus (po 6 mėnesių):
– 70 klientų per dieną × 6 € × 25 = 10 500 € per mėnesį
Dabar atimkite produktų savikainą (apie 40% apyvartos). Pirmą mėnesį jūsų bendroji marža būtų: 3 000 € – 1 200 € = 1 800 €. Atimkite dar tas 4 142 € operacines išlaidas, ir gavote: -2 342 € nuostolį.
Skaudu? Turėtų būti. Bet geriau sužinoti dabar, ant popieriaus, nei po trijų mėnesių, kai baigsis santaupos.
Pinigų srautų valdymas: kodėl pelnas nereiškia pinigų sąskaitoje
Štai kur daugelis susipainioja. Galite turėti pelną popieriuje, bet neturėti pinigų sąskaitoje. Kaip tai įmanoma?
Pavyzdys: parduodate prekes su 30 dienų mokėjimo atidėjimu. Jūsų klientas užsako už 5 000 €, jūs išrašote sąskaitą, apskaitoje tai pelnas. Bet pinigų dar nėra! O tuo metu jums reikia mokėti nuomą, atlyginimus, tiekėjams. Štai čia ir prasideda problemos.
Pinigų srautų planas (cash flow) rodo, kada tiksliai pinigai įeina ir išeina iš jūsų sąskaitos. Tai gyvybiškai svarbu.
Paprastas pinigų srautų plano pavyzdys pirmam mėnesiui:
Pradinis likutis: 20 000 € (jūsų investicija)
Išlaidos:
– Įranga ir įrengimas: -16 550 €
– Pirmojo mėnesio operacinės išlaidos: -4 142 €
– Produktai: -1 200 €
Pajamos:
– Pardavimai (grynaisiais): +3 000 €
Mėnesio pabaigos likutis: 20 000 – 16 550 – 4 142 – 1 200 + 3 000 = 1 108 €
Matote? Po pirmojo mėnesio jums liko vos 1 108 €. O reikia gyventi dar bent kelis mėnesius, kol verslas taps pelningas. Todėl pradinė investicija turėtų būti didesnė – bent 25 000-30 000 €, kad turėtumėte pakankamai oro pagalvę.
Atsipirkimo taškas: kada pagaliau pradėsite uždirbti
Atsipirkimo taškas (break-even point) – tai momentas, kai jūsų pajamos prilygsta išlaidoms. Nuo šio momento kiekvienas papildomas pardavimas jau yra pelnas.
Kaip jį apskaičiuoti? Yra paprasta formulė:
Atsipirkimo taškas = Fiksuotos išlaidos / (Pardavimo kaina – Kintamos išlaidos vienai prekei)
Mūsų kavinės atveju:
– Fiksuotos mėnesinės išlaidos: 1 222 € + 2 920 € = 4 142 €
– Vidutinė čekio suma: 6 €
– Produktų savikaina vienam čekiui: 2,40 € (40%)
– Marža vienam čekiui: 3,60 €
Atsipirkimo taškas = 4 142 € / 3,60 € = 1 151 čekis per mėnesį
Tai reiškia apie 46 čekius per dieną (esant 25 darbo dienoms). Jei parduodate mažiau, dirbate nuostolingai. Jei daugiau – uždirbate.
Pagal mūsų realistinį scenarijų, atsipirkimo tašką pasiektumėte tarp trečio ir ketvirto mėnesio. O visas pradines investicijas atgautumėte… na, paskaičiuokime:
Jei nuo 4-6 mėnesio uždirbate po 7 500 € su 60% marža (4 500 €), atėmus 4 142 € išlaidas, lieka 358 € pelno per mėnesį. Pradinę 25 000 € investiciją atgautumėte po… 70 mėnesių. Skamba prastai, tiesa?
Bet palaukite. Šis skaičiavimas neįskaičiuoja, kad jūs mokate sau atlyginimą iš tų 2 000 € darbuotojų išlaidų. Taigi realiai jūs jau „uždirbate” nuo pirmos dienos, tiesiog ne kaip verslo savininkas, o kaip darbuotojas. Tikrasis verslo pelnas ateina vėliau.
Scenarijai ir jautrumas: kas nutiks, jei…
Geras finansinis planas turi bent tris scenarijus: pesimistinį, realistinį ir optimistinį. Bet dar svarbiau – jautrumo analizė. Tai reiškia: kas nutiks, jei pasikeis vienas kintamasis?
Pavyzdžiui:
– Kas nutiks, jei nuoma padidės 20%?
– Kas nutiks, jei klientų bus 30% mažiau nei planuota?
– Kas nutiks, jei tiekėjai pakels kainas 15%?
Pabandykime su mūsų kavinės pavyzdžiu:
Scenarijus 1: Nuoma padidėja 20%
– Nauja nuoma: 960 € (+160 €)
– Naujos fiksuotos išlaidos: 4 302 €
– Naujas atsipirkimo taškas: 1 195 čekiai per mėnesį (48 per dieną)
Scenarijus 2: 30% mažiau klientų
– Vietoj 50 klientų per dieną – tik 35
– Mėnesinė apyvarta: 5 250 € (vietoj 7 500 €)
– Marža: 3 150 €
– Pelnas/nuostolis: -992 € (nuostolis!)
Matote, kaip greitai viskas gali pasikeisti? Todėl ir reikia šių skaičiavimų. Jie parodo, kur jūsų verslas pažeidžiamiausias.
Praktinis patarimas: visada turėkite finansinę pagalvę bent 3-6 mėnesių operacinėms išlaidoms padengti. Mūsų kavinės atveju tai būtų papildomi 12 000-25 000 € virš pradinių investicijų.
Praktiniai įrankiai ir šablonai, kurie palengvins gyvenimą
Gerai, teorija aiški, bet kaip tai padaryti praktiškai? Nebūtina būti finansų genijumi ar mokėti sudėtingų programų.
Excel arba Google Sheets – visiškai pakanka pradžiai. Sukurkite paprastą lentelę su trimis skirtukais:
1. Pradinės investicijos
2. Mėnesinės išlaidos ir pajamos (12 mėnesių prognozė)
3. Pinigų srautai
Nemokamos alternatyvos:
– LivePlan – turi nemokamą versiją su šablonais
– Wave – nemokama apskaitos programa su finansinių ataskaitų generavimu
– PlanGuru – sudėtingesnis, bet galingesnis įrankis
Bet svarbiausia – ne įrankis, o jūsų supratimas, ką tie skaičiai reiškia. Galite turėti puikiausią Excel šabloną, bet jei nesupranti logikos, jis bevertis.
Ką būtinai įtraukti į savo finansinį planą:
1. Pradinių investicijų suvestinė su visomis detalėmis
2. Mėnesinių išlaidų sąrašas (fiksuotų ir kintamų)
3. Pajamų prognozė 12-24 mėnesiams su realistiniais prielaidais
4. Pinigų srautų planas mėnesiui (pirmais metais)
5. Atsipirkimo taško analizė
6. Bent du alternatyvūs scenarijai
7. Finansavimo šaltinių planas (iš kur gausit pinigus)
Ir dar vienas patarimas iš patirties: atnaujinkite planą kas ketvirtį. Lyginkit faktą su planu. Jei skiriasi daugiau nei 20% – ieškokite priežasčių ir koreguokite prielaidas. Finansinis planas – ne statinė Biblija, o gyvas dokumentas.
Kai skaičiai susidėlioja į vieną paveikslą
Finansinis planas nėra bauginantis monstras, kurio reikia vengti. Tai jūsų verslo GPS – parodo, kur esate dabar ir kaip patekti ten, kur norite būti. Taip, pradžioje gali atrodyti sudėtinga, bet patikėkit – geriau praleisti savaitę su skaičiuoklėmis dabar, nei metus su nuostoliais vėliau.
Prisimenu tą savo pirmąjį „planą” – keletą skaičių ant servetėlės. Jei būčiau tuomet padaręs normalų finansinį planą, būčiau supratęs, kad man reikia ne 5 000 €, o bent 15 000 € pradėti. Būčiau supratęs, kad atsipirkimo tašką pasieksiu ne po mėnesio, o po pusės metų. Būčiau išsigelbėjęs nuo begalės nemiegotų naktų ir streso.
Jūsų finansinis planas neturi būti tobulas. Jis turi būti pakankamai geras, kad priimtumėte informuotus sprendimus. Pradėkite nuo paprastos Excel lentelės. Įrašykite visas žinomas išlaidas. Būkite pesimistiški su pajamomis ir optimistiški su išlaidomis (taip, būtent tokia tvarka – tai apsaugos nuo nemalonių staigmenų).
Ir štai dar kas: jei jūsų skaičiai rodo, kad verslas neatsiperka per protingą laiką (sakykime, 2-3 metus), tai ne blogos naujienos. Tai puikios naujienos! Sužinojote tai dabar, o ne po metų, kai būtumėte praradę visas santaupas. Galbūt reikia pakeisti verslo modelį, sumažinti išlaidas arba padidinti kainas. O galbūt ta verslo idėja tiesiog nėra ekonomiškai pagrįsta – ir tai irgi vertinga informacija.
Finansinis planavimas – tai ne apie matematikos gebėjimus. Tai apie sąžiningumą su savimi ir drąsą pažvelgti į skaičius, net jei jie ne tokie, kokių norėtumėte. Pradėkite šiandien, ir po mėnesio turėsite aiškų planą. O po metų – veikiantį verslą, kuris neišgaravo dėl pinigų stokos.
